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加強高職院校檔案資源建設策略探索

作者:王琴來源:《企業科技與發展》日期:2019-12-31人氣:84

檔案資源建設是開展檔案管理與服務的基礎性工作,記錄學校改革發展工作過程、查閱利用各類檔案信息、編研開發檔案文化產品都需要以規范準確、齊全完整的檔案資源建設為依托。筆者以本校檔案工作為依據,探索了加強高職院校檔案資源建設的途徑與方法。

1  高職院校檔案資源建設存在的問題

1.1  檔案資源建設工作缺乏行政管理政策的有效保障

2008年頒布實施的《高等學校檔案管理辦法》第三條規定:高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作,學校應當加強管理,將之納入學校整體發展規劃。第十四條規定:高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度,定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作。但在實際工作中,高職院校檔案工作在學校整體發展規劃中鮮有提及,學校各部門檔案移交落實情況基本不在考核范圍之內。由于缺乏行政管理政策的切實保障,高職院校檔案工作受重視程度不高,歸檔意識普遍比較缺乏。

1.2  檔案資源齊全度完整度較低

缺乏有效管理機制保障的直接影響是學校檔案歸集工作規范性不夠,導致檔案資源齊全度完整度較低。一是檔案資源未能完全涵蓋學校年度重點工作,一般而言,由學校黨政辦負責的文件類資料歸檔較為齊全,但由其他部門負責的學校教學、科研、學生管理等重大活動資料的歸檔情況不理想,特別是各二級學院負責落實的校企合作活動等歸檔資料容易出現疏漏。二是檔案資源延續性難以有效保障。由于聘期輪崗人員調整等原因,各部門負責人對檔案工作的認識程度影響著檔案資源的歸集效果,有的部門甚至出現年度歸檔資料斷檔的情況。

1.3  檔案資源質量參差不齊

歸檔意識不均衡導致各部門對歸檔工作重視程度個性化差異較大,一是歸檔部門負責人對檔案工作缺乏認識導致歸檔任務布置不明確不具體,造成資料收集未能做到應歸盡歸,或者一般性材料歸入永久歸檔范圍;二是兼職檔案工作人員業務能力不足,對歸檔資料缺乏系統化整理,或者出現某件檔案歸檔材料缺項的問題,影響的檔案資源建設的質量。

2  加強高職院校檔案資源建設的途徑

2.1  開展個性化檔案工作宣傳與指導,強化歸檔意識

單純依靠下發通知和開個工作會是起不到強化歸檔意識的作用的,思想意識的統一需要在具體工作的反復交流和落實中逐漸形成。

2.1.1  借助校外專家講座提升檔案知識素養

利用學校每年開展中層干部培訓的機會,積極申請將檔案工作納入培訓內容,并邀請校外專家結合學校歸檔存在問題進行檔案知識培訓,從管理者層面推廣“大檔案”理念,為有效開展檔案資源建設提供理論指導。

2.1.2  開展兼職檔案員專題培訓,提高業務水平

兼職檔案員工作能力參差不齊,流動性大,我們一方面結合年度歸檔工作情況對他們進行整體業務技能培訓,另一方面通過微信工作群交流歸檔具體問題并提供解決方案,確保他們既能從宏觀角度理解本部門歸檔工作任務,又能從微觀角度解決好歸檔中出現的個性化問題。

2.1.3  階段性跟進各部門歸檔工作

定期聯系相關業務部門,掌握其歸檔工作進展情況,利用各部門開展業務學習的機會進行嵌入式宣傳,講解檔案基本業務知識,反復宣傳檔案工作,指導具體崗位歸檔任務和要求。事實證明,這種上門服務的宣傳指導不僅幫助具體崗位工作人員理解了檔案工作必要性,而且有效緩解了兼職檔案員的工作壓力,為他們順利落實歸檔任務起到輔助作用。

2.2  細化歸檔范圍,明確檔案資源建設制度依據

歸檔范圍和保管期限表是確保檔案資源齊全完整的具體依據,各高職院校通常根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》并參照其他高校相關制度形成本校的歸檔范圍及保管期限表,但是由于各高職院校機構設置不盡相同,按照上述方式形成的歸檔范圍和保管期限表通常存在內容寬泛、實操性和指導性不足的問題,業務部門負責人或兼職檔案員再根據自己對歸檔范圍的理解開展檔案工作,檔案資源的規范性和完整性更無法落實到位。

鑒于上述問題,我們首先依據上位文件并結合業務單位的工作職能形成了各部門歸檔范圍的試行版本,為其提供理論支持和參考依據,然后逐一與業務部門負責人及科級管理人員討論交流,在分析各崗位工作內容及目標的基礎上進一步細化各部門的歸檔內容,基本形成內容細致具體、涵蓋部門整體工作的歸檔范圍,這樣的歸檔范圍以檔案工作上位文件為指導,以業務部門具體工作職責為內容,使部門負責人在布置歸檔工作時有法可依,檢查檔案歸集情況時有據可查,兼職檔案員在收集歸檔材料時有章可本,為確保檔案資源的齊全完整提供有效制度依據。

2.3  主動挖掘年度歸檔信息,引導落實歸檔資料收集

檔案資源齊全完整需要日常積累,久久為功。檔案工作部門應從日常工作推進情況著手,掌握學校檔案資源建設的主動權。

2.3.1  從綜合性文件中梳理歸檔資源

學校的發展規劃、年度工作計劃和總結對學校整體工作進行了宏觀安排,并對工作落實的效果進行了匯總。這些文件不僅是重要的歸檔資料,同時也對學校的歸檔內容提供了切實的依據,通過對這些文件的梳理,檔案部門對學校一個時期或一年的檔案情況可以形成初步的框架,基本掌握各部門應歸檔的內容。另外,再參考各部門的工作總結,可以梳理出重點工作的歸檔內容,從而有針對性的指導督促各部門對年度歸檔內容做到應歸盡歸,全面完整。

2.3.2  從宣傳報道中挖掘歸檔資源

各高職院校官網會宣傳報道學校教學、科研、學生管理、社會服務等領域的重要活動和特色活動,這些信息反映了各部門具體工作動態,也是對歸檔內容的有效提示。每周瀏覽一下宣傳信息,就可以挖掘出相關部門需要歸檔的重點工作或特色工作,并提示兼職檔案員及時收集整理。特別是由多個部門聯合組織的活動,往往忙于落實工作而忽視歸檔任務,通過檔案部門對活動主責部門及時提示,有助于在活動結束時及時完成資料收集整理,既促進了歸檔資料齊全完整,又加強了歸檔意識的培養。

2.3.3  從重大活動中完善歸檔資源

高職院校在接受上級主管部門巡視和專項工作檢查時,會對3-5年的工作情況進行全面梳理和匯總,這項工作不僅是對學校工作的反思,也為歸檔工作提供了完善檔案資源的機會,對這些巡視和專項工作檢查材料進行整體歸檔,是對學校檔案資源建設的積極補充。另外,校慶活動也是完善檔案資源的好時機,例如我校2018年舉辦了建校60周年校慶活動,期間征集了一批實物檔案,并從相關二級學院收集了一批學籍檔案資料,這些檔案資源成為展示學校發展歷程和提供查閱利用的第一手資料。

2.4  開展編研工作,提高檔案資源利用率

高職院校檔案資源建設也要從“資源庫”向“思想庫”轉變,通過開展編研利用,展示職業院校發展特色,為各部門開展業務工作提供參考,為校園文化建設提供助力。一是編制學校大事記、年鑒,清楚展示學校改革發展步伐和歷程,系統整理年度工作重點內容,為學校進一步創新發展提供參考,為各部門查閱工作情況提供服務;二是編制部門歷史沿革以及校史資料,為開展校史校情學校文化教育提供可靠文獻資料;三是編制學校職業教育特色工作資料匯編,匯集各專業在職業教育創新、職業人才培養、校企協同合作等方面的特色資料,展示學校在職業教育領域的發展探索,并為進一步深化改革提供借鑒。

3  工作原則

3.1  主動服務的原則

高職院校檔案部門要掌握學校檔案工作的主動權,在學校檔案資源建設方面靠前謀劃,主動完善學校檔案工作制度,主動建立檔案資源建設體系,主動培養各層面檔案責任人檔案工作意識,主動幫助各部門落實歸檔工作答疑解惑,主動開發檔案資源利用途徑,主動參與學校文化建設,帶動和服務各部門做好學校檔案資源的收集管理工作。

3.2  以用為主的原則

高校檔案工作的理念在從“管用分離,以管為主”的模式向“管用結合,以用為主”的模式轉變,發揮檔案資源的文化價值是加強檔案資源建設的目標,也是加強檔案資源建設的指導思想,從利用的角度思考檔案資源建設,才能使檔案資源建設目標明確,并為編研利用工作奠定堅實基礎。


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